Skaber IT-outsourcing værdi for din virksomhed?

Hvad skaber mest værdi for virksomheden – at outsource IT eller beholde den in-house?

Det er naturligt en af de primære overvejelser, der er forbundet med beslutningen om outsourcing. Og svaret vil naturligvis være forskelligt fra organisation til organisation. Men de ting, du bør have styr på, inden beslutningen træffes, er langt hen ad vejen de samme. Derfor kigger vi i dette indlæg på, hvad der skal til for, at IT-outsourcing skaber værdi for din virksomhed, samt hvornår det giver mening at beholde hele eller dele af din IT in-house.

Skab overblik over økonomien i din IT

Vi oplever ofte, at det kommer bag på mange ledere, hvor mange ressourcer, der reelt bruges på IT-udfordringer i deres organisation. Derfor er det vigtigt at have overblik over, hvordan virksomhedens ressourcer anvendes i dag.

Der er forskellige elementer at tage højde for, når du skal kigge på ressourcerne og økonomien i din IT. Du kan med fordel skabe et overblik, der er inddelt i elementer som

• IT-strategi
• Nye løsninger, der understøtter forretningen
• IT-projekter
• Indkøb
• Licensstyring
• Desktopdrift
• Serverdrift
• Support af brugere
• Undervisning

Typisk ser vi, at langt de flest omkostninger går til drift og vedligeholdelse, mens der bruges ganske få ressourcer på at sikre, at IT understøtter forretningen. Men det er vigtigt at forholde sig til, om de IT-ydelser og elementer, der eksisterer, giver den forventede værdi, eller om der bør indføres nye for bedre at kunne understøtte forretningen. Dette vil en IT-leverandør kunne hjælpe med, hvis kompetencerne ikke er til det in-house.

Penge brugt på medarbejdernes tid

Hvad der ofte overses i denne sammenhæng, er den tid IT koster for en medarbejder, der måske slet ikke burde bruge tid på IT. Det gælder både tid spildt, mens man venter på, at et IT-problem bliver løst, og det gælder tid brugt på at løse IT-problemet.

Både i interne og eksterne IT-funktioner måles der typisk på reaktionstid – altså hvor hurtigt går det, før en IT-medarbejder kigger på en sag. Mange, særligt eksterne funktioner, bryster sig af en meget hurtig reaktionstid. Men det er jo ikke reaktionstiden i sig selv, der skaber værdi; det er hvor hurtigt medarbejderen kan komme i gang med sit arbejde igen. Det vigtige målepunkt er altså løsningstid. Og her er værdien stor. Det koster nemlig hele tiden penge, når en medarbejder eller en hel afdeling ikke kan arbejde. Kan din IT-driftsfunktion – om den er intern eller ekstern – ikke levere løsningstidsrapporter, vil det være svært at vurdere, om den er pengene værd.

Når du skal vurdere, om outsourcing skaber værdi, er det nødvendigt, at du er klar over, hvor meget tid din IT-afdeling – og/eller andre relevante medarbejdere i den sammenhæng – bruger på IT. Og ikke mindst, om de bruger den tid rigtigt.

Penge brugt på IT-elementer

Udover medarbejderressourcer bør du have styr på, hvor meget din virksomhed bruger på de enkelte IT-elementer. Hvad koster de; bliver pengene prioriteret rigtigt her; og er det de rigtige elementer? Også her vil en IT-leverandør kunne rådgive dig.

Når I har forholdt jer til, hvad og hvor meget IT koster, og om der er fokus på de elementer, der er vigtige for jeres forretning, bliver det meget nemmere at vurdere, hvilke ændringer der bør foretages. Herunder hvorvidt det at outsource jeres IT er en god mulighed.

Afdæk dine interne kompetencer

Udover det økonomiske aspekt ser vi grundlæggende to afgørende spørgsmål, du bør stille dig selv, når du overvejer at outsource din IT:

1. Har din virksomhed lysten og motivationen til at håndtere IT-driften optimalt in-house?
2. Har din virksomhed de rette kompetencer og tilstrækkelig viden in-house til at levere en effektiv IT-drift?

Læs også artiklen ’Hvad er effektiv IT-drift, og hvordan sikrer du det?’ her.

Projektledelse og opfølgning på din IT

Hvad mange overser, er at succesen af IT-projekter og drift i høj grad skabes ved at have de rette personer til at stå for projektledelsen. De personer skal både have motivationen, overblikket og kompetencerne til at stå for din IT. Har de ikke det, kan det være svært at sikre værdien i dine IT-projekter og din IT-drift. Derfor er det essentielt, at det er de rette personer, der står i spidsen, og at der løbende følges op på, hvorvidt den forventede værdi opnås.

Har du ikke de personer in-house i dag, kan du enten vælge at hyre dem ind, eller du kan vælge en ekstern samarbejdspartner.

Know-how og rådgivning

Når du outsourcer din IT til en ekstern partner, får du automatisk adgang til al den know-how og ekspertise, du har brug for. Typisk vil der sidde et helt team, der med hver deres spidskompetencer supplerer hinanden, så du er sikret altid at have adgang til nogen, der kan hjælpe dig og løse dine konkrete IT-udfordringer.

En IT-leverandør får løbende erfaring med alle tænkelige situationer, og den erfaring kan komme dig til gode. Det kræver tid at vedligeholde kompetencerne og sikre, at man har den nyeste viden, og den tid skal du afsætte til dine IT-medarbejdere, hvis du vælger at have din IT in-house.

Skal din IT outsources?

Når du har kortlagt økonomien og dine interne kompetencer og ressourcer, bør det være nemmere for din virksomhed at træffe en beslutning, om hvorvidt I skal outsource jeres IT eller ej. Og det behøver ikke være enten-eller. I mange tilfælde kan det også give mening at beholde dele af IT in-house, mens andre dele outsources. Er du i tvivl om, hvilke IT-elementer du kan og bør outsource, tager vi gerne en snak med dig. Kontakt os her.